V návaznosti na nadcházející volby bychom rádi otevřeli téma, jaké kroky je vhodné podniknout již před volbami do zastupitelstev a co je třeba udělat po volbách v případě, že se změní vedení obce či městského obvodu.

Co dělat před volbami

Volby do zastupitelstva mohou přinést spoustu změn ve vedení obce jako takové. Jelikož může dojít ke změně statutárního orgánu je vhodné již před volbami provést několik kroků, pro hladké předání úřadu.

Jednou z hlavních a nejdůležitějších věcí, které mohou velmi zjednodušit veškeré úkony, je vybrání vhodného lokálního administrátora orgánu veřejné moci v aplikaci Správa dat OVM – Správa dat Seznamu OVM.

Co to ale znamená?

Lokálním administrátorem často bývá sám starosta obce, což může při změně osoby starosty/starostky vést ke komplikacím.

Lokální administrátor jako uživatel aplikace Správa dat OVM má oprávnění (které vychází z dané technické role) přidávat nové či blokovat stávající uživatelské účty uživatelů daného subjektu (obce) a hraje klíčovou roli při zápisu nového statutárního zástupce obce. Doporučujeme proto, aby byl (klidně i na přechodnou dobu v období voleb) vybrán lokální administrátor z řad zaměstnanců daného obecního úřadu, který v případě změny starosty provede v aplikaci Správa dat OVM změnu statutárního zástupce.

V době volby nového zastupitelstva obce a starosty obce se tak lokální administrátor stává jedinou kompetentní osobou, která musí zabezpečit bezproblémovou změnu na pozici statutárního zástupce obce.

Ve vztahu k zákonu o krizovém řízení tak lokální administrátor zabezpečuje aktualizaci údajů kontaktní osoby. Tyto údaje jsou pro práci orgánů krizového řízení a bezpečnostních složek státu důležité především při řešení mimořádných situací, ale jsou také např. využívány i při událostech řešených Hasičským záchranným sborem (požáry, autonehody apod.) za situace, kdy je potřeba kontaktovat představitele obce.

Návod, jak zadat nového lokálního administrátora, naleznete pod odkazem: Příručka pro lokální administrátory v období voleb do obecních zastupitelstev.

Zachování přístupu do datové schránky

Jednou z velmi důležitých věcí, na kterou je třeba před volbami myslet, je zachování kontinuity přístupu do datové schránky. Proto doporučujeme, aby byl v rámci úřadu (například sekretariát nebo tajemník) přiřazen administrátor datové schránky, který bude mít své vlastní přihlašovací údaje – zásadně nedoporučujeme, aby se této osobě předávali přístupové údaje starosty. Správným postupem je tedy zřídit takové osobě její vlastní účet. Tuto fyzickou osobu označujeme jako Pověřenou osobu.  Více informaci a jak přidělit přístup další osobě naleznete zde: Pověřené osoby a Administrátoři.

Co dělat po volbách

Dojde-li ke zvolení nového starosty daného obvodu je nutné mít na paměti změnu statutárního zástupce.

Statutární zástupce

Statutární zástupce je důležitou osobou zejména ve vztahu k informačnímu systému datových schránek. Při změně statutárního zástupce v aplikaci Správa dat OVM dojde automaticky i k aktualizaci dat v registru osob, který je veden na základě zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech. Z registru osob se následně změna propíše do dalších agendových systémů, jako jsou právě datové schránky a další.

Více informací naleznete v dokumentu zde: Změna statutárního zástupce (starosty)

Volby a Centrální autentizační a autorizační informační systém (CAAIS)

V první polovině tohoto roku jste jistě zaznamenali výzvy ze strany DIA a MV, že je nutné, aby i vaše obec určila lokálního administrátora v systému CAAIS. To byl nutný předpoklad proto, aby se vaši uživatelé dokázali přihlásit do nového Informačního systému správy voleb (ISSV). Následně ale MV oznámilo odklad spuštění ISSV, tzn. aktuálně není problematika CAAIS nijak spojena s průběhem voleb, a tudíž vám ani nevznikají nějaké nové povinnosti, které byste museli po volbách ve vztahu k CAAIS řešit. Do budoucna ale právě CAAIS nahradí dnešní aplikaci Správa dat a po dalších obecních volbách již budete administrovat své nové starosty tam.